社会福祉法人運営｜古田行政書士事務所

就任の意思確認について
さて、滞りなく役員等の選任手続きが完了すれば、最後に役員等の就任の意思確認が必要になります。この意思確認に際して、役員等から提出を受ける書類についても注意が必要です。

評議員、役員の選任については、委任契約により法人との関係性が成立します。つまり、法人からのオファーに相手方が同意することで契約が成立しますので、委嘱状、就任承諾書、宣誓書、履歴書が必要となるのです。
その中で、委嘱状、就任承諾書には任期を記載しますので、正しく記載されているかチェックが必要です。

ここで、役員等の任期の考え方について、もう一度整理しておきましょう。例えば、評議員については、社会福祉法第４１条において「評議員の任期は、選任後四年以内に終了する会計年度のうち最終のものに関する定時評議員会の終結の時までとする」とあります。（伸長も可能ですが、今はちょっと置いといて）これを順に検討していきます。
まず、選任後四年以内とは、例えば平成29年４月1日選任されれば令和3年４月1日以内であり、その最終会計年度は令和3年３月31日までの会計年度となります。その会計年度に関する定時評議員会は通常令和3年6月に行われる評議員会になります。この時までが任期です。
つまり、選任後四年とはいつか？その日時点で一番近い決算はいつか？を考えればよいのです。～年度、～会計年度、～年～月等が入り混じると混乱してしまいますので、具体的日付で考えるようにすると、はっきりします。
念のためですが、スタートは選任日であって就任日ではありません。法改正後最初の評議員の任期について４月1日から起算するのは特例であって、その後は飽くまで選任日が起算となりますので、この点もご注意ください。

また、誓約書での確認事項（欠格事由・特殊関係の有無・反社会的勢力の者でない事の確認等）に漏れがないかの確認も必要です。特に特殊関係の有無確認については、評議員・理事・監事で法律の条文が異なるので要注意です。～具体的には用紙の取り違えに注意です。用紙を間違えただけであっても、法人としての確認義務を果たしていないことになってしまい、結構大きな問題になってしまいます。

★以前お伝えした理事の要件の（6）特殊の関係については、就任時の誓約書で確認することとなります。理事の誓約書が評議員用のものとなっていることもよくありますが、これでは特殊の関係を確認したことになりません。念のために用紙間違いがないか確認をしていただければと思います。
★なお、印鑑証明は必須ではありませんが、法人登記等の為に提出受けていれば一緒に保管してください。
★以上の意思確認資料については、各評議員、理事、監事毎にまとめて保管、ファイリングすることをお勧めします。インデックスに各自の名前を書いて夫々に意思確認資料を綴じるのです。この作業をするだけで、中身の確認がしやすくなり、ミスが格段に減ります。
★なお、監事についての上記の保管ファイルには、「監事の選任に関する評議員会の議案についての監事の同意書」の写しについても一緒に保管ファイリングしておくとよいと思います。